Politica per la gestione dei reclami e la tutela dei segnalanti

Politica di segnalazione

Ultimo aggiornamento: 24 luglio 2026

Data di entrata in vigore: 17 luglio 2026

Politica di segnalazione

Si applica a: Dipendenti, ex dipendenti, candidati, collaboratori, clienti, fornitori, partner commerciali, comunità locali e membri del pubblico.

Contatti

Le segnalazioni o i reclami possono essere presentati attraverso uno dei seguenti canali:

• E-mail: [email protected], indicando come oggetto "Reclamo riservato o segnalazione"

• Telefono: +31 528 7600 60

• Richiesta di un incontro di persona

Responsabile delle segnalazioni

Le segnalazioni sono ricevute e coordinate dalla Responsabile delle segnalazioni designata. Miron Violetglass B.V. ha incaricato, tramite Meglio Coaching, una consulente esterna indipendente e riservata (Whistleblowing Officer) di ricevere, valutare e coordinare le segnalazioni.

Recapiti

Monika Rol - Meglio Coaching

E-mail: [email protected]

1) Finalità

Miron Violetglass B.V. si impegna a svolgere la propria attività con integrità, trasparenza e responsabilità, tenendo conto degli interessi di tutte le persone e delle comunità interessate dalle proprie attività.

La presente politica mette a disposizione un meccanismo chiaro e accessibile attraverso il quale gli stakeholder interni ed esterni possono:

• presentare un reclamo riguardante Miron Violetglass B.V.;

• segnalare sospetti di comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni di legge;

• esprimere preoccupazioni riguardanti gli impatti sociali, ambientali o di governance;

• farlo senza timore di ritorsioni o di qualsiasi altro svantaggio.

Miron Violetglass B.V. considera le segnalazioni un'opportunità per individuare i rischi, correggere i problemi e migliorare le proprie politiche, le proprie pratiche e il proprio impatto sugli stakeholder.

2) Ambito di applicazione

La presente politica è rivolta a tutti gli stakeholder interni ed esterni, tra cui:

• dipendenti attuali ed ex dipendenti;

• candidati, tirocinanti, lavoratori temporanei e volontari;

• lavoratori autonomi, consulenti e collaboratori;

• clienti;

• fornitori e relativi dipendenti;

• azionisti e partner commerciali;

• comunità locali;

• membri del pubblico interessati dalle nostre attività.

La presente politica si applica alle segnalazioni riguardanti le attività, la condotta, i prodotti, i servizi, i rapporti commerciali e la catena di fornitura di Miron Violetglass B.V.

3) Reclami e segnalazioni

a) Reclamo

Per reclamo si intende generalmente una preoccupazione relativa a un'azione, una decisione, un'esperienza o un impatto che riguarda direttamente una persona, un'organizzazione, una comunità o un altro stakeholder.

b) Segnalazione

Per segnalazione si intende una comunicazione riguardante il sospetto di un comportamento illecito, di una condotta irregolare o di una violazione della legge che si è verificata, è in corso o è ragionevolmente suscettibile di verificarsi nell'ambito di un contesto lavorativo o in relazione alle attività di Miron Violetglass B.V.

La persona segnalante non è tenuta a dimostrare che il comportamento illecito si sia effettivamente verificato. È tuttavia necessario che disponga di ragionevoli motivi per ritenere che le informazioni comunicate siano veritiere al momento della segnalazione.

4) Cosa può essere segnalato

Le segnalazioni possono riguardare, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• frode, furto, corruzione, concussione o altre irregolarità finanziarie;

• conflitti di interesse o abuso di autorità;

• violazioni delle leggi o dei regolamenti applicabili;

• violazioni di politiche interne, codici di condotta o obblighi contrattuali;

• condizioni di lavoro non sicure o violazioni delle norme in materia di salute e sicurezza;

• discriminazione, molestie, atti di bullismo, intimidazione o pratiche di lavoro scorrette;

• violazioni dei diritti umani, lavoro forzato, lavoro minorile o sfruttamento dei lavoratori;

• danni ambientali o dichiarazioni ambientali sostanzialmente fuorvianti;

• gestione impropria dei rifiuti, inquinamento o pratiche non sostenibili;

• problematiche relative alla sicurezza dei prodotti, alla qualità dei prodotti o alla tutela dei consumatori;

• violazioni della privacy, della sicurezza informatica o della protezione dei dati personali;

• comportamenti anticoncorrenziali o pratiche commerciali scorrette;

• comportamenti illeciti nella nostra catena di fornitura o da parte di un partner commerciale;

• dichiarazioni false o fuorvianti riguardanti le prestazioni sociali o ambientali;

• dichiarazioni false o fuorvianti relative alla certificazione B Corp;

• tentativi di occultare una delle situazioni sopra indicate;

• ritorsioni nei confronti di chi presenta o sostiene una segnalazione;

• qualsiasi altra preoccupazione rilevante, credibile e sufficientemente specifica relativa alle attività o agli impatti di Miron Violetglass B.V.

5) Questioni escluse dall'ambito della presente politica

Le normali richieste commerciali, le domande sui prodotti, le questioni relative agli ordini e le richieste di assistenza clienti devono, di norma, essere indirizzate attraverso i consueti canali del servizio clienti.

Le questioni individuali relative al rapporto di lavoro che non riguardino sospetti di illeciti o un interesse pubblico più ampio possono essere gestite attraverso le procedure interne delle Risorse Umane o le procedure aziendali per i reclami.

Qualora una segnalazione non rientri nell'ambito della presente politica, Miron Violetglass B.V. indirizzerà, ove ragionevolmente possibile, la persona interessata verso il contatto o la procedura più appropriati.

6) Come presentare una segnalazione

Un reclamo o una segnalazione possono essere inviati via e-mail all'indirizzo: [email protected]

Si prega di utilizzare il seguente oggetto: "Reclamo riservato o segnalazione"

Le segnalazioni possono inoltre essere presentate telefonicamente oppure, su richiesta, mediante un incontro di persona con la Responsabile delle segnalazioni designata. Le segnalazioni orali saranno documentate su un supporto durevole. Alla persona segnalante sarà offerta la possibilità di verificare, correggere e approvare il verbale scritto prima della sua conservazione.

Ove possibile, la segnalazione dovrebbe includere:

• una descrizione chiara dei fatti;

• le date, i luoghi, i reparti o le organizzazioni interessate;

• i nomi o i ruoli delle persone coinvolte, se conosciuti;

• una spiegazione di come la persona segnalante sia venuta a conoscenza dei fatti;

• eventuali documenti, corrispondenza, fotografie o altri elementi di prova;

• informazioni sulle eventuali azioni già intraprese per affrontare la questione;

• recapiti per eventuali comunicazioni successive, salvo nel caso di segnalazione anonima.

Le segnalazioni possono essere presentate in inglese, neerlandese o in qualsiasi altra lingua comunemente utilizzata nelle attività di Miron Violetglass B.V.

7) Segnalazioni anonime

Le segnalazioni possono essere presentate senza indicare il proprio nome o altri elementi identificativi. Chi desidera rimanere anonimo dovrebbe evitare di includere informazioni che possano rivelare involontariamente la propria identità.

Si ricorda che un normale account di posta elettronica potrebbe rendere identificabile il mittente. Chi desidera mantenere l'anonimato può scegliere di utilizzare un indirizzo e-mail che non consenta di risalire alla propria identità.

Miron Violetglass B.V. valuterà le segnalazioni anonime sulla base delle informazioni disponibili. L'anonimato potrebbe limitare la possibilità di richiedere ulteriori informazioni, svolgere un'indagine completa o comunicare l'esito della procedura.

Le segnalazioni anonime saranno registrate e trattate con le stesse modalità delle segnalazioni nominative, purché contengano informazioni sufficienti.

This establishes the Italian terminology for the remainder of the policy. I intentionally use Politica di segnalazione, persona segnalante, stakeholder, and ritorsioni, as these are the expressions most commonly used in Italian compliance and whistleblowing documentation and align well with the terminology used in Legislative Decree 24/2023.

8) Procedura di gestione delle segnalazioni

a) Conferma di ricezione

Miron Violetglass B.V. confermerà la ricezione di una segnalazione entro sette giorni di calendario, salvo il caso in cui la segnalazione sia stata presentata in forma anonima e non sia disponibile alcun mezzo per ricontattare la persona segnalante.

b) Valutazione preliminare

La valutazione preliminare consentirà di stabilire:

• se la questione rientra nell'ambito di applicazione della presente politica;

• se sia necessario adottare misure immediate di protezione o correttive;

• chi debba essere incaricato della gestione o dell'indagine sulla segnalazione, garantendo che tale persona sia indipendente, imparziale e priva di conflitti di interesse;

• se sia opportuno nominare un investigatore esterno indipendente;

• se la questione debba essere trasmessa a un'autorità competente.

c) Indagine

Le segnalazioni saranno esaminate in modo equo, obiettivo e senza ritardi ingiustificati. La persona incaricata della gestione della segnalazione dovrà operare con sufficiente indipendenza e non dovrà trovarsi in alcuna situazione di conflitto di interessi rispetto ai fatti segnalati.

L'indagine può comprendere l'esame della documentazione, colloqui con le persone interessate, il ricorso a consulenze specialistiche e la possibilità per le persone coinvolte di presentare le proprie osservazioni prima che vengano tratte conclusioni.

Tutte le parti sono tenute a collaborare in buona fede e a conservare ogni informazione pertinente.

d) Riscontro

Ove consentito dalla legge e qualora siano disponibili recapiti, la persona segnalante riceverà informazioni sulla valutazione della segnalazione e sulle azioni di seguito intraprese entro tre mesi dalla conferma di ricezione.

Qualora necessario, durante l'indagine la persona segnalante potrà essere contattata per fornire ulteriori informazioni o chiarimenti.

Se l'indagine non potrà ragionevolmente essere conclusa entro tale termine, Miron Violetglass B.V. fornirà un aggiornamento sullo stato della procedura e, ove possibile, indicherà una tempistica orientativa per il completamento.

e) Esito e misure correttive

In funzione delle conclusioni dell'indagine, potranno essere adottate, tra le altre, le seguenti misure:

• correggere o interrompere il comportamento oggetto della segnalazione;

• migliorare politiche, procedure, controlli o attività formative;

• porre rimedio, ove ragionevolmente possibile, agli impatti negativi riscontrati;

• adottare misure disciplinari proporzionate;

• sospendere o interrompere un rapporto con un fornitore o un partner commerciale;

• segnalare la questione a un'autorità di regolamentazione, a un'autorità giudiziaria o a un'altra autorità competente;

• non adottare ulteriori provvedimenti qualora la segnalazione non risulti fondata.

Ove consentito dalla legge, la persona segnalante riceverà una sintesi dell'esito dell'indagine. Le informazioni riservate di natura personale, lavoristica o giuridica potranno essere omesse.

Qualora una comunicazione non venga accolta come reclamo ai sensi della presente politica, la persona interessata riceverà, ove ragionevolmente possibile e consentito dalla legge, una spiegazione dei motivi per cui la questione non rientra nell'ambito di applicazione della presente politica. Se opportuno, sarà inoltre indirizzata verso la procedura o il punto di contatto più appropriato.

9) Riesame

La persona segnalante che ritenga che il proprio reclamo non sia stato gestito in modo equo o che informazioni rilevanti non siano state adeguatamente considerate può richiedere un riesame entro dieci giorni lavorativi dalla ricezione dell'esito.

La richiesta dovrà essere inviata all'indirizzo [email protected] e dovrà indicare le motivazioni della richiesta di riesame.

Ove ragionevolmente possibile, il riesame sarà effettuato da una persona che non abbia partecipato alla decisione originaria.

10) Riservatezza

Le segnalazioni e i relativi dati personali saranno trattati con la massima riservatezza. Le informazioni saranno condivise esclusivamente con le persone che necessitano di conoscerle ai fini della valutazione, dell'indagine o della gestione della questione, oppure qualora la loro divulgazione sia richiesta dalla legge.

Miron Violetglass B.V. non divulgherà l'identità della persona segnalante, né informazioni dalle quali essa possa essere desunta, senza il suo consenso, salvo nei casi in cui la divulgazione sia necessaria e consentita o imposta dalla legge.

Qualora la divulgazione sia obbligatoria per legge, la persona segnalante sarà normalmente informata preventivamente, salvo che ciò possa compromettere l'indagine o violare un obbligo di legge.

La riservatezza si applica anche all'identità e ai diritti delle persone menzionate nella segnalazione o comunque interessate dalla stessa.

11) Protezione contro le ritorsioni

Miron Violetglass B.V. vieta qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi effettua una segnalazione, richiede consulenza, assiste una persona segnalante o partecipa a un'indagine, purché abbia avuto ragionevoli motivi per ritenere veritiere le informazioni comunicate.

Ove consentito dalla legge, la persona segnalante può essere accompagnata durante gli incontri relativi alla propria segnalazione da un collega, una persona di fiducia, un rappresentante legale o un rappresentante sindacale.

Le ritorsioni vietate possono comprendere, a titolo esemplificativo:

• licenziamento, sospensione, demansionamento o riduzione dell'orario di lavoro;

• mancata promozione, formazione o opportunità di impiego;

• valutazioni negative delle prestazioni prive di una giustificazione oggettiva;

• molestie, intimidazioni, discriminazioni o esclusione;

• modifica delle mansioni o delle condizioni di lavoro a titolo punitivo;

• svantaggi economici o danni alla reputazione;

• risoluzione o mancato rinnovo di un contratto;

• inserimento in liste di esclusione o negazione di future opportunità lavorative o commerciali;

• minacce o tentativi di adottare misure ritorsive;

• ritorsioni nei confronti di colleghi, familiari o organizzazioni collegate alla persona segnalante.

Chiunque ritenga di aver subito ritorsioni è invitato a segnalarlo immediatamente all'indirizzo [email protected].

Qualora venga accertata l'esistenza di ritorsioni nei confronti di una persona segnalante, Miron Violetglass B.V. potrà adottare una o più misure appropriate, in funzione della gravità dei fatti.

12) Segnalazioni effettuate in buona fede

Non è necessario che una segnalazione venga confermata affinché la persona segnalante possa beneficiare della tutela prevista dalla presente politica. La protezione si applica purché la persona disponesse, al momento della segnalazione, di ragionevoli motivi per ritenere veritiere le informazioni comunicate.

Non sarà adottata alcuna misura nei confronti di una persona per il solo fatto che la segnalazione non abbia trovato conferma.

La presentazione consapevole di informazioni false o fuorvianti, la falsificazione di prove o la presentazione di una segnalazione con il principale scopo di arrecare danno a un'altra persona non sono protette dalla presente politica e possono comportare l'adozione delle misure appropriate.

13) Diritti delle persone menzionate in una segnalazione

Le persone menzionate in una segnalazione saranno trattate in modo equo e imparziale. Il fatto che una persona sia oggetto di una segnalazione non implica, di per sé, che abbia commesso un illecito.

Nel rispetto degli obblighi di riservatezza e delle limitazioni previste dalla legge, le persone interessate saranno informate del contenuto essenziale delle contestazioni formulate nei loro confronti e avranno un termine ragionevole per presentare le proprie osservazioni prima che venga adottata una decisione.

14) Dati personali e conservazione della documentazione

I dati personali raccolti ai sensi della presente politica saranno trattati in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutela della privacy.

Miron Violetglass B.V. raccoglierà e conserverà esclusivamente le informazioni pertinenti e proporzionate ai fini della valutazione, dell'indagine e della gestione della segnalazione.

Le segnalazioni, comprese quelle effettuate oralmente e la relativa documentazione scritta, unitamente alla documentazione di supporto, agli atti dell'indagine e ai relativi esiti, saranno conservate in modo sicuro. L'accesso sarà limitato esclusivamente alle persone autorizzate. La documentazione sarà conservata solo per il periodo necessario a soddisfare gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa vigente.

15) Segnalazioni esterne e consulenza indipendente

Consulenza

La persona segnalante può scegliere di effettuare una segnalazione internamente oppure direttamente a un'autorità esterna competente. Miron Violetglass B.V. incoraggia il ricorso ai canali interni quando la questione può essere affrontata efficacemente e la persona segnalante si sente sicura nel farlo. Tuttavia, la segnalazione interna non costituisce un requisito legale per poter effettuare una segnalazione esterna.

A seconda della natura della questione, la persona segnalante può rivolgersi a un'autorità di regolamentazione, a un'autorità di vigilanza, a un'autorità giudiziaria oppure alla Dutch Whistleblowers Authority.

La Dutch Whistleblowers Authority fornisce informazioni e consulenza riservate e indipendenti alle persone che intendono segnalare un presunto illecito connesso all'attività lavorativa.

Per maggiori informazioni: Dutch Whistleblowers Authority

Le segnalazioni riguardanti specificamente la condotta o la certificazione B Corp di una Certified B Corporation possono inoltre essere presentate attraverso la procedura pubblica di reclamo di B Lab.

Per maggiori informazioni: B Lab Public Complaints Process.

Nulla di quanto previsto dalla presente politica limita il diritto di qualsiasi persona a ottenere una consulenza legale indipendente, a rivolgersi a un'organizzazione sindacale o a consultare un altro consulente qualificato.

16) Monitoraggio e miglioramento continuo

Miron Violetglass B.V. documenterà i reclami e le segnalazioni ricevute, le modalità con cui sono stati gestiti e i relativi esiti, nel rispetto dei requisiti di riservatezza e di protezione dei dati personali.

Le informazioni potranno essere analizzate in forma aggregata o anonimizzata al fine di individuare problematiche ricorrenti, migliorare i controlli interni, prevenire impatti negativi e rafforzare le prestazioni sociali, ambientali e di governance di Miron Violetglass B.V.

a) Governance

Il Consiglio di Amministrazione di Miron Violetglass B.V. è responsabile della supervisione dell'efficacia della presente politica e dell'assegnazione di risorse adeguate per la sua corretta attuazione.

Le persone incaricate di ricevere e gestire le segnalazioni riceveranno una formazione adeguata alle proprie responsabilità.

La presente politica sarà riesaminata almeno una volta all'anno e ogniqualvolta modifiche della normativa o della struttura organizzativa lo rendano necessario.

17) Accessibilità e revisione della politica

La presente politica è pubblicamente disponibile sul sito web di Miron Violetglass B.V. e può inoltre essere richiamata nella documentazione destinata ai dipendenti, nei contratti, nella documentazione per i fornitori e nei materiali di onboarding.

La politica sarà riesaminata almeno una volta all'anno e ogniqualvolta intervengano modifiche sostanziali della normativa applicabile, degli standard B Corp oppure dell'organizzazione e delle attività di Miron Violetglass B.V.

18) Contatti

Domande, reclami e segnalazioni relativi alla presente politica possono essere inviati a:

Miron Violetglass B.V.

E-mail: [email protected]