Politique de traitement des réclamations et de protection des lanceurs d'alerte

Politique d'alerte professionnelle

1) Objet

Miron Violetglass B.V. s'engage à exercer ses activités avec intégrité, transparence et responsabilité, tout en tenant compte des intérêts de toutes les personnes et communautés concernées par ses activités.

La présente politique met à la disposition des parties prenantes internes et externes un mécanisme clair et accessible leur permettant de :

  • déposer une réclamation ou une plainte concernant Miron Violetglass B.V. ;

  • signaler une faute présumée, un comportement répréhensible ou une violation de la loi ;

  • faire part de préoccupations concernant les impacts sociaux, environnementaux ou de gouvernance ;

  • le faire sans crainte de représailles ou de préjudice.

Miron Violetglass B.V. considère les signalements comme une occasion d'identifier les risques, de corriger les problèmes et d'améliorer ses politiques, ses pratiques ainsi que son impact sur les parties prenantes.

2) Champ d'application

La présente politique est accessible à l'ensemble des parties prenantes internes et externes, notamment :

  • les employés actuels et anciens ;

  • les candidats à l'emploi, les stagiaires, les travailleurs temporaires et les bénévoles ;

  • les travailleurs indépendants, consultants et prestataires ;

  • les clients ;

  • les fournisseurs, vendeurs et leurs employés ;

  • les actionnaires et partenaires commerciaux ;

  • les communautés locales ;

  • les membres du public concernés par nos activités.

Cette politique couvre les préoccupations relatives aux activités, aux comportements, aux produits, aux services, aux relations commerciales et à la chaîne d'approvisionnement de Miron Violetglass B.V.

3) Réclamations et signalements des lanceurs d'alerte

a) Réclamation ou plainte

Une réclamation est généralement une préoccupation concernant une action, une décision, une expérience ou un impact qui affecte directement une personne, une organisation, une communauté ou une autre partie prenante.

b) Signalement d'un lanceur d'alerte

Un signalement d'un lanceur d'alerte concerne une faute présumée, un comportement répréhensible ou une violation de la loi qui s'est produit, est en cours ou est susceptible de se produire dans un contexte professionnel ou en lien avec les activités de Miron Violetglass B.V.

La personne effectuant le signalement n'a pas à prouver qu'une faute a été commise. Elle doit toutefois disposer de motifs raisonnables de croire que les informations communiquées sont exactes au moment du signalement.

4) Ce qui peut être signalé

Les préoccupations peuvent notamment porter sur :

  • la fraude, le vol, la corruption, les pots-de-vin ou toute autre faute financière ;

  • les conflits d'intérêts ou les abus d'autorité ;

  • les violations des lois ou réglementations applicables ;

  • les violations des politiques internes, des codes de conduite ou des obligations contractuelles ;

  • les conditions de travail dangereuses ou les manquements aux exigences en matière de santé et de sécurité ;

  • la discrimination, le harcèlement, l'intimidation ou les pratiques de travail déloyales ;

  • les violations des droits humains, le travail forcé, le travail des enfants ou l'exploitation des travailleurs ;

  • les atteintes à l'environnement ou les allégations environnementales matériellement trompeuses ;

  • la mauvaise gestion des déchets, la pollution ou les pratiques non durables ;

  • les préoccupations relatives à la sécurité des produits, à leur qualité ou à la protection des consommateurs ;

  • les violations relatives à la protection de la vie privée, à la cybersécurité ou à la protection des données personnelles ;

  • les pratiques anticoncurrentielles ou les pratiques commerciales inappropriées ;

  • les comportements répréhensibles au sein de notre chaîne d'approvisionnement ou de la part d'un partenaire commercial ;

  • les déclarations trompeuses concernant les performances sociales ou environnementales ;

  • les déclarations trompeuses relatives à la certification B Corp ;

  • toute tentative de dissimulation de l'un des faits mentionnés ci-dessus ;

  • toute mesure de représailles à l'encontre d'une personne ayant signalé ou soutenu une préoccupation.

D'autres préoccupations importantes, crédibles et suffisamment précises concernant les activités ou les impacts de Miron Violetglass B.V. peuvent également être examinées.

5) Questions ne relevant pas de cette politique

Les demandes commerciales courantes, les questions relatives aux produits, les problèmes de commande et les demandes adressées au service clientèle doivent normalement être soumises par l'intermédiaire de nos canaux habituels de service clientèle.

Les questions individuelles liées à l'emploi qui ne concernent pas une faute présumée ou un intérêt public plus large peuvent être traitées dans le cadre des procédures internes appropriées en matière de ressources humaines ou de gestion des réclamations.

Lorsqu'un signalement ne relève pas du champ d'application de la présente politique, Miron Violetglass B.V. orientera, dans la mesure du raisonnablement possible, la personne concernée vers le contact ou la procédure appropriés.

6) Comment soumettre un signalement

Une réclamation ou un signalement peut être soumis par courrier électronique à : [email protected]

Veuillez utiliser l'objet suivant : « Réclamation confidentielle ou signalement d'un lanceur d'alerte ».

Dans la mesure du possible, le signalement devrait comprendre :

  • une description claire de la préoccupation ;

  • les dates, lieux, services ou organisations concernés ;

  • les noms ou fonctions des personnes impliquées, lorsqu'ils sont connus ;

  • une explication de la manière dont la personne ayant effectué le signalement a eu connaissance des faits ;

  • tout document, correspondance, photographie ou autre élément de preuve à l'appui ;

  • les démarches déjà entreprises pour résoudre la situation, le cas échéant ;

  • des coordonnées permettant un suivi, sauf si le signalement est effectué de manière anonyme.

Les signalements peuvent être soumis en anglais, en néerlandais ou dans toute autre langue couramment utilisée dans le cadre des activités de Miron Violetglass B.V.

7) Signalement anonyme

Les signalements peuvent être effectués sans fournir de nom ni d'autres informations permettant d'identifier la personne concernée. Toute personne souhaitant conserver son anonymat doit veiller à ne pas inclure d'informations susceptibles de révéler involontairement son identité.

Veuillez noter qu'un compte de messagerie classique peut divulguer des informations permettant d'identifier son titulaire. Une personne souhaitant rester anonyme peut choisir d'utiliser une adresse électronique qui ne révèle pas son identité.

Miron Violetglass B.V. évaluera les signalements anonymes sur la base des informations disponibles. Un signalement anonyme peut limiter notre capacité à demander des informations complémentaires, à mener une enquête ou à communiquer le résultat.

8) Procédure de traitement

a) Accusé de réception

Miron Violetglass B.V. accusera réception d'un signalement dans un délai de sept jours calendaires, sauf si celui-ci a été soumis de manière anonyme sans possibilité de contacter son auteur.

b) Évaluation préliminaire

Une première évaluation permettra de déterminer :

  • si le signalement relève du champ d'application de la présente politique ;

  • si des mesures immédiates de protection ou de correction sont nécessaires ;

  • qui est chargé du traitement ou de l'enquête ;

  • s'il convient de désigner un enquêteur externe indépendant ;

  • si l'affaire doit être transmise à une autorité compétente.

c) Enquête

Les signalements seront examinés de manière équitable, objective et sans retard injustifié. La personne chargée du traitement doit être suffisamment indépendante et ne présenter aucun conflit d'intérêts concernant l'affaire.

L'enquête peut comprendre l'examen de documents, des entretiens avec les personnes concernées, le recours à des avis spécialisés ainsi que la possibilité, pour les personnes concernées, de présenter leurs observations dans des conditions appropriées.

Toutes les parties sont tenues de coopérer de bonne foi et de préserver les informations pertinentes.

d) Retour d'information

La personne ayant effectué le signalement recevra des informations concernant l'évaluation et les suites données dans un délai de trois mois à compter de l'accusé de réception, lorsque la loi le permet et que des coordonnées sont disponibles.

Si l'enquête ne peut raisonnablement être achevée dans ce délai, Miron Violetglass B.V. communiquera une mise à jour ainsi qu'un délai indicatif, dans la mesure du possible.

e) Résultat et mesures correctives

Selon les conclusions de l'enquête, les mesures prises peuvent notamment comprendre :

  • la correction ou la cessation du comportement concerné ;

  • l'amélioration des politiques, procédures, contrôles ou formations ;

  • la réparation des impacts négatifs lorsque cela est raisonnablement possible ;

  • l'application de mesures disciplinaires proportionnées ;

  • la suspension ou la résiliation d'une relation avec un fournisseur ou un partenaire commercial ;

  • le signalement des faits à une autorité de réglementation, à une autorité chargée de l'application de la loi ou à toute autre autorité compétente ;

  • l'absence de mesure supplémentaire lorsque les préoccupations ne sont pas fondées.

Lorsque la loi l'autorise, la personne ayant effectué le signalement recevra un résumé de l'issue de la procédure. Les informations confidentielles relatives à l'emploi, aux aspects juridiques ou aux données personnelles pourront être omises.

9) Réexamen ou recours

Toute personne estimant que sa réclamation n'a pas été traitée de manière équitable ou que des informations pertinentes n'ont pas été dûment prises en considération peut demander un réexamen dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception de la décision.

La demande doit être adressée à [email protected] et préciser les motifs du réexamen.

Dans la mesure du raisonnablement possible, le réexamen sera effectué par une personne qui n'a pas participé à la décision initiale.

10) Confidentialité

Les signalements ainsi que les données personnelles associées seront traités de manière confidentielle. Les informations ne seront communiquées qu'aux personnes qui en ont besoin pour évaluer, examiner ou résoudre la situation, ou lorsque leur divulgation est exigée par la loi.

Miron Violetglass B.V. ne divulguera pas l'identité de la personne ayant effectué un signalement, ni les informations permettant de déduire son identité, sans son consentement, sauf lorsque cette divulgation est nécessaire et autorisée ou imposée par la loi.

Lorsque la divulgation est légalement requise, la personne concernée en sera normalement informée au préalable, sauf si cela risque de compromettre une enquête ou de contrevenir à une obligation légale.

La confidentialité s'applique également à l'identité et aux droits des personnes mentionnées dans un signalement ou concernées par celui-ci.

11) Protection contre les représailles

Miron Violetglass B.V. interdit toute forme de représailles à l'encontre d'une personne qui signale une préoccupation, demande conseil, assiste une personne effectuant un signalement ou participe à une enquête, à condition qu'elle ait eu des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes.

Les représailles interdites peuvent notamment comprendre :

  • le licenciement, la suspension, la rétrogradation ou la réduction du temps de travail ;

  • le refus d'une promotion, d'une formation ou d'une opportunité professionnelle ;

  • des évaluations de performance négatives sans justification objective ;

  • le harcèlement, l'intimidation, la discrimination ou l'exclusion ;

  • la modification des fonctions ou des conditions de travail à titre de sanction ;

  • un préjudice financier ou une atteinte à la réputation ;

  • la résiliation ou le non-renouvellement d'un contrat ;

  • l'inscription sur une liste noire ou le refus d'offrir de futures possibilités d'emploi ou d'affaires ;

  • les menaces ou toute tentative de représailles ;

  • les représailles visant des collègues, des proches ou des organisations liés à la personne ayant effectué le signalement.

Toute personne estimant avoir subi des représailles doit le signaler immédiatement à [email protected].

Toute mesure de représailles avérée ou toute tentative d'entraver un signalement peut donner lieu à des mesures disciplinaires, contractuelles ou judiciaires.

12) Signalements effectués de bonne foi

Un signalement n'a pas besoin d'être confirmé pour que son auteur bénéficie de la protection prévue par la présente politique. Cette protection s'applique dès lors que la personne avait des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes.

Aucune mesure ne sera prise à l'encontre d'une personne au seul motif que les faits signalés n'ont pas pu être établis.

En revanche, le fait de communiquer sciemment des informations fausses ou trompeuses, de fabriquer des preuves ou d'effectuer un signalement principalement dans le but de nuire à une autre personne n'est pas protégé et peut entraîner des mesures appropriées.

13) Droits des personnes mentionnées dans un signalement

Les personnes mentionnées dans un signalement seront traitées avec équité et impartialité. Une allégation ne signifie pas qu'un comportement répréhensible a été commis.

Sous réserve des exigences de confidentialité et des restrictions légales, les personnes concernées seront informées de la nature des allégations les concernant et disposeront d'une possibilité raisonnable de présenter leurs observations avant qu'une conclusion ne soit tirée.

14) Données personnelles et conservation des dossiers

Les données personnelles collectées dans le cadre de la présente politique seront traitées conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données personnelles.

Miron Violetglass B.V. ne collectera et ne conservera que les informations pertinentes et proportionnées à l'évaluation, à l'enquête et au traitement d'un signalement.

Les signalements, les dossiers d'enquête et leurs résultats seront conservés de manière sécurisée et leur accès sera limité aux personnes autorisées. Les dossiers ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire, sous réserve des obligations légales et réglementaires applicables en matière de conservation des données.

15) Signalement externe et conseil indépendant

Les personnes souhaitant effectuer un signalement sont encouragées à utiliser le canal de signalement interne lorsque la situation peut être traitée efficacement et qu'elles se sentent en sécurité pour le faire. Toutefois, aucune personne n'est tenue d'effectuer un signalement interne avant de contacter une autorité externe compétente.

Selon la nature de la préoccupation, les personnes effectuant un signalement peuvent s'adresser à une autorité de réglementation compétente, à une autorité de contrôle, aux autorités chargées de l'application de la loi ou à l'Autorité néerlandaise des lanceurs d'alerte (Dutch Whistleblowers Authority).

L'Autorité néerlandaise des lanceurs d'alerte fournit des informations et des conseils confidentiels et indépendants aux personnes envisageant de signaler un comportement répréhensible dans un contexte professionnel.

De plus amples informations sont disponibles sur le site de la Dutch Whistleblowers Authority.

Les préoccupations portant spécifiquement sur le comportement ou la certification B Corp d'une entreprise certifiée B Corp peuvent également être soumises par l'intermédiaire de la procédure publique de réclamation de B Lab.

De plus amples informations sont disponibles sur le site de la Procédure publique de réclamation de B Lab (B Lab Public Complaints Process).

Aucune disposition de la présente politique ne limite le droit d'une personne d'obtenir un avis juridique indépendant, de contacter un syndicat ou de consulter tout autre conseiller approprié.

16) Suivi et amélioration continue

Miron Violetglass B.V. documentera les réclamations et les signalements, leur traitement ainsi que leurs résultats, dans le respect des exigences relatives à la confidentialité et à la protection des données.

Les informations pourront être examinées sous une forme agrégée ou anonymisée afin d'identifier les problèmes récurrents, d'améliorer les contrôles, de prévenir les impacts négatifs et de renforcer les performances sociales, environnementales et de gouvernance de Miron Violetglass B.V.

17) Accessibilité et révision de la politique

La présente politique est publiée sur le site internet de Miron Violetglass B.V. Elle peut également être mentionnée dans les informations destinées aux employés, les contrats, la documentation destinée aux fournisseurs ainsi que les supports d'intégration.

La politique sera réexaminée au moins une fois par an et chaque fois qu'une modification importante intervient dans la législation applicable, les normes B Corp ou l'organisation et les activités de Miron Violetglass B.V.

18) Contact

Toute question, réclamation ou tout signalement relatif à la présente politique peut être adressé à :

Miron Violetglass B.V.
E-mail : [email protected]