Richtlinie für Beschwerden und den Schutz hinweisgebender Personen
Hinweisgeberrichtlinie
Stand: 24. Juli 2026
Inkrafttreten: 17. Juli 2026
Hinweisgeberrichtlinie
Gilt für: Mitarbeitende, ehemalige Mitarbeitende, Bewerberinnen und Bewerber, Auftragnehmer, Kundinnen und Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner, lokale Gemeinschaften sowie Mitglieder der Öffentlichkeit.
Kontakt
Hinweise oder Beschwerden können auf folgenden Wegen eingereicht werden:
Per E-Mail an [email protected] mit dem Betreff „Vertrauliche Beschwerde oder Hinweisgebermeldung“
Telefonisch unter +31 528 7600 60
Durch die Vereinbarung eines persönlichen Gesprächs
Zuständige Hinweisgeberbeauftragte
Eingehende Meldungen werden von der zuständigen Hinweisgeberbeauftragten entgegengenommen und koordiniert. Miron Violetglass B.V. hat über Meglio Coaching eine unabhängige externe Vertrauensperson (Whistleblowing Officer) beauftragt, Hinweisgebermeldungen entgegenzunehmen, zu bewerten und zu koordinieren.
Kontaktdaten
Monika Rol - Meglio Coaching
E-Mail: [email protected]
1) Zweck
Miron Violetglass B.V. verpflichtet sich zu einer Geschäftstätigkeit, die auf Integrität, Transparenz und Verantwortlichkeit basiert und die Interessen aller Menschen und Gemeinschaften berücksichtigt, die von den Tätigkeiten des Unternehmens betroffen sind.
Diese Richtlinie schafft einen klaren und leicht zugänglichen Mechanismus, über den interne und externe Anspruchsgruppen:
eine Beschwerde über Miron Violetglass B.V. einreichen können,
vermutetes Fehlverhalten, rechtswidriges Verhalten oder Gesetzesverstöße melden können,
Bedenken hinsichtlich sozialer, ökologischer oder Governance-bezogener Auswirkungen äußern können,
dies ohne Angst vor Benachteiligung oder sonstigen nachteiligen Folgen tun können.
Miron Violetglass B.V. betrachtet eingehende Meldungen als Chance, Risiken frühzeitig zu erkennen, Missstände zu beheben sowie Richtlinien, Prozesse und die Auswirkungen auf seine Anspruchsgruppen kontinuierlich zu verbessern.
2) Geltungsbereich
Diese Richtlinie gilt für alle internen und externen Anspruchsgruppen, insbesondere für:
derzeitige und ehemalige Mitarbeitende,
Bewerberinnen und Bewerber, Praktikantinnen und Praktikanten, Leiharbeitnehmende sowie ehrenamtlich Tätige,
Selbstständige, Beraterinnen und Berater sowie Auftragnehmer,
Kundinnen und Kunden,
Lieferanten, Dienstleister und deren Mitarbeitende,
Anteilseigner und Geschäftspartner,
lokale Gemeinschaften,
Mitglieder der Öffentlichkeit, die von den Tätigkeiten von Miron Violetglass B.V. betroffen sind.
Diese Richtlinie umfasst Hinweise und Beschwerden im Zusammenhang mit den Aktivitäten, dem Verhalten, den Produkten, Dienstleistungen, Geschäftsbeziehungen sowie der Lieferkette von Miron Violetglass B.V.
3) Beschwerden und Hinweisgebermeldungen
a) Beschwerde
Eine Beschwerde betrifft in der Regel eine Handlung, Entscheidung, Erfahrung oder Auswirkung, die eine Person, Organisation, Gemeinschaft oder eine andere Anspruchsgruppe unmittelbar betrifft.
b) Hinweisgebermeldung
Eine Hinweisgebermeldung betrifft den Verdacht auf Fehlverhalten, rechtswidriges Verhalten oder einen Gesetzesverstoß, der im Zusammenhang mit einer beruflichen Tätigkeit oder den Aktivitäten von Miron Violetglass B.V. stattgefunden hat, stattfindet oder voraussichtlich stattfinden wird.
Hinweisgebende Personen müssen nicht nachweisen, dass tatsächlich ein Fehlverhalten vorliegt. Es genügt, wenn sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme haben, dass die gemeldeten Informationen nach bestem Wissen zutreffend sind.
4) Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Meldungen können unter anderem folgende Sachverhalte betreffen:
Betrug, Diebstahl, Bestechung, Korruption oder finanzielle Unregelmäßigkeiten
Interessenkonflikte oder Missbrauch einer Vertrauens- oder Führungsposition
Verstöße gegen geltende Gesetze oder Vorschriften
Verstöße gegen interne Richtlinien, Verhaltenskodizes oder vertragliche Verpflichtungen
Unsichere Arbeitsbedingungen oder Verstöße gegen Arbeitsschutz- und Sicherheitsvorschriften
Diskriminierung, Belästigung, Mobbing, Einschüchterung oder unfaire Arbeitspraktiken
Menschenrechtsverletzungen, Zwangsarbeit, Kinderarbeit oder Ausbeutung von Arbeitskräften
Umweltschäden oder wesentlich irreführende Umweltaussagen
Unsachgemäße Abfallentsorgung, Umweltverschmutzung oder nicht nachhaltige Praktiken
Bedenken hinsichtlich Produktsicherheit, Produktqualität oder Verbraucherschutz
Verstöße gegen Datenschutz-, Cybersicherheits- oder Datenschutzbestimmungen
Wettbewerbswidriges Verhalten oder unlautere Geschäftspraktiken
Fehlverhalten innerhalb unserer Lieferkette oder durch Geschäftspartner
Falsche oder irreführende Angaben zur sozialen oder ökologischen Leistung
Falsche oder irreführende Angaben im Zusammenhang mit der B Corp-Zertifizierung
Versuche, einen der oben genannten Sachverhalte zu verschleiern
Benachteiligungen gegenüber Personen, die eine Meldung eingereicht oder unterstützt haben
Sonstige wesentliche, glaubhafte und konkrete Hinweise im Zusammenhang mit den Tätigkeiten oder Auswirkungen von Miron Violetglass B.V.
5) Sachverhalte außerhalb des Geltungsbereichs dieser Richtlinie
Allgemeine kaufmännische Anfragen, Produktfragen, Bestellangelegenheiten oder Anfragen an den Kundenservice sollten grundsätzlich über die regulären Kundenservicekanäle eingereicht werden.
Individuelle arbeitsrechtliche Angelegenheiten, die keinen Verdacht auf Fehlverhalten oder kein überwiegendes öffentliches Interesse betreffen, können über die entsprechenden internen HR- oder Beschwerdeverfahren behandelt werden.
Fällt eine Meldung nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie, wird Miron Violetglass B.V. die hinweisgebende Person nach Möglichkeit an die zuständige Ansprechperson oder das geeignete Verfahren verweisen.
6) So reichen Sie eine Meldung ein
Eine Beschwerde oder Hinweisgebermeldung kann per E-Mail an [email protected] eingereicht werden.
Bitte verwenden Sie den Betreff: „Vertrauliche Beschwerde oder Hinweisgebermeldung“
Meldungen können außerdem telefonisch oder auf Wunsch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs mit der zuständigen Hinweisgeberbeauftragten eingereicht werden. Mündliche Meldungen werden dauerhaft dokumentiert. Der hinweisgebenden Person wird Gelegenheit gegeben, die schriftliche Dokumentation vor ihrer Aufbewahrung zu prüfen, zu berichtigen und zu genehmigen.
Soweit möglich, sollte eine Meldung folgende Informationen enthalten:
eine klare Beschreibung des Sachverhalts,
die relevanten Daten, Orte, Abteilungen oder Organisationen,
die Namen oder Funktionen der beteiligten Personen, soweit bekannt,
eine Erläuterung, wie die hinweisgebende Person von dem Sachverhalt Kenntnis erlangt hat,
unterstützende Unterlagen, Korrespondenz, Fotos oder sonstige Beweismittel,
Angaben zu bereits unternommenen Schritten zur Klärung des Sachverhalts,
Kontaktdaten für Rückfragen, sofern die Meldung nicht anonym erfolgt.
Meldungen können in englischer, niederländischer oder einer anderen Sprache eingereicht werden, die innerhalb der Geschäftstätigkeit von Miron Violetglass B.V. üblicherweise verwendet wird.
7) Anonyme Meldungen
Meldungen können auch ohne Angabe des Namens oder anderer personenbezogener Informationen eingereicht werden. Personen, die anonym bleiben möchten, sollten darauf achten, keine Informationen anzugeben, die ihre Identität unbeabsichtigt erkennen lassen.
Bitte beachten Sie, dass über ein gewöhnliches E-Mail-Konto personenbezogene Informationen offengelegt werden können. Wer anonym bleiben möchte, sollte daher gegebenenfalls eine E-Mail-Adresse verwenden, die keinen Rückschluss auf die eigene Identität zulässt.
Miron Violetglass B.V. bewertet anonyme Meldungen auf Grundlage der verfügbaren Informationen. Eine anonyme Meldung kann die Möglichkeit einschränken, weitere Informationen anzufordern, den Sachverhalt umfassend zu untersuchen oder Rückmeldungen zum Ergebnis zu geben.
Anonyme Meldungen werden, sofern ausreichende Informationen vorliegen, in gleicher Weise registriert und bearbeitet wie Meldungen unter Angabe der Identität.
8) Verfahren zur Bearbeitung von Meldungen
a) Eingangsbestätigung
Miron Violetglass B.V. bestätigt den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Kalendertagen, sofern die Meldung nicht anonym und ohne Möglichkeit zur Kontaktaufnahme eingereicht wurde.
b) Erste Prüfung
Im Rahmen einer ersten Prüfung wird festgestellt,
ob der Sachverhalt in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt,
ob sofortige Schutz- oder Abhilfemaßnahmen erforderlich sind,
wer für die Bearbeitung oder Untersuchung der Meldung zuständig sein soll, wobei sichergestellt wird, dass die beauftragte Person unabhängig, unparteiisch und frei von Interessenkonflikten ist,
ob eine unabhängige externe Untersuchungsperson bestellt werden sollte,
ob der Sachverhalt an eine zuständige Behörde weitergeleitet werden sollte.
c) Untersuchung
Meldungen werden fair, objektiv und ohne unangemessene Verzögerung geprüft. Die mit der Bearbeitung der Meldung betraute Person muss ausreichend unabhängig sein und darf hinsichtlich des gemeldeten Sachverhalts keinem Interessenkonflikt unterliegen.
Eine Untersuchung kann unter anderem die Prüfung von Unterlagen, Gespräche mit relevanten Personen, die Einholung fachlicher Beratung sowie die angemessene Anhörung betroffener Personen umfassen.
Von allen Beteiligten wird erwartet, dass sie ehrlich mitwirken und alle relevanten Informationen aufbewahren.
d) Rückmeldung
Soweit gesetzlich zulässig und Kontaktdaten vorliegen, erhält die hinweisgebende Person innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung Informationen über die Bewertung der Meldung sowie über die ergriffenen oder geplanten Folgemaßnahmen.
Falls erforderlich, kann die hinweisgebende Person während der Untersuchung kontaktiert werden, um zusätzliche Informationen oder Klarstellungen anzufordern.
Kann die Untersuchung innerhalb dieses Zeitraums aus berechtigten Gründen nicht abgeschlossen werden, informiert Miron Violetglass B.V. die hinweisgebende Person über den aktuellen Stand und nennt, soweit möglich, einen voraussichtlichen Zeitrahmen.
e) Ergebnis und Abhilfemaßnahmen
Abhängig vom Ergebnis der Untersuchung können unter anderem folgende Maßnahmen ergriffen werden:
Beendigung oder Korrektur des betreffenden Verhaltens,
Verbesserung von Richtlinien, Prozessen, Kontrollen oder Schulungsmaßnahmen,
Beseitigung negativer Auswirkungen, soweit dies nach vernünftigem Ermessen möglich ist,
Ergreifung angemessener arbeitsrechtlicher oder disziplinarischer Maßnahmen,
Aussetzung oder Beendigung einer Lieferanten- oder Geschäftsbeziehung,
Meldung des Sachverhalts an eine Aufsichts-, Strafverfolgungs- oder sonstige zuständige Behörde,
Verzicht auf weitere Maßnahmen, sofern sich der gemeldete Sachverhalt nicht bestätigt.
Soweit gesetzlich zulässig, erhält die hinweisgebende Person eine Zusammenfassung des Ergebnisses der Untersuchung. Vertrauliche arbeitsrechtliche, rechtliche oder personenbezogene Informationen können dabei unberücksichtigt bleiben.
Wird eine Meldung im Rahmen dieser Richtlinie nicht als Beschwerde anerkannt, erhält die hinweisgebende Person, soweit gesetzlich zulässig und praktisch möglich, eine Begründung dafür, weshalb der Sachverhalt nicht in den Geltungsbereich dieser Richtlinie fällt. Sofern angemessen, wird sie außerdem auf das geeignete alternative Verfahren oder die zuständige Anlaufstelle hingewiesen.
9) Überprüfung oder Beschwerde
Ist eine hinweisgebende Person der Auffassung, dass ihre Beschwerde nicht fair behandelt oder wesentliche Informationen nicht angemessen berücksichtigt wurden, kann sie innerhalb von zehn Arbeitstagen nach Erhalt des Ergebnisses eine Überprüfung beantragen.
Der Antrag ist per E-Mail an [email protected] zu richten und sollte die Gründe für den Antrag auf Überprüfung enthalten.
Soweit dies angemessen möglich ist, wird die Überprüfung von einer Person durchgeführt, die an der ursprünglichen Entscheidung nicht beteiligt war.
10) Vertraulichkeit
Meldungen sowie die damit verbundenen personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt. Informationen werden ausschließlich an Personen weitergegeben, die diese zur Bewertung, Untersuchung oder Bearbeitung des Sachverhalts benötigen oder wenn eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben oder zulässig ist.
Miron Violetglass B.V. wird die Identität einer hinweisgebenden Person oder Informationen, aus denen ihre Identität abgeleitet werden könnte, ohne deren Einwilligung nicht offenlegen, es sei denn, eine Offenlegung ist gesetzlich zulässig oder vorgeschrieben und für die Bearbeitung des Sachverhalts erforderlich.
Ist eine Offenlegung gesetzlich vorgeschrieben, wird die hinweisgebende Person in der Regel vorab darüber informiert, sofern dadurch weder eine Untersuchung beeinträchtigt noch gegen eine gesetzliche Verpflichtung verstoßen wird.
Die Vertraulichkeit gilt ebenso für die Identität und die Rechte aller Personen, die in einer Meldung genannt werden oder von ihr betroffen sind.
11) Schutz vor Benachteiligung
Miron Violetglass B.V. untersagt jede Form der Benachteiligung gegenüber Personen, die einen Hinweis melden, Rat einholen, eine hinweisgebende Person unterstützen oder an einer Untersuchung mitwirken, sofern sie hinreichenden Grund zu der Annahme hatten, dass die gemeldeten Informationen zutreffend waren.
Hinweisgebende Personen dürfen, soweit gesetzlich zulässig, bei Gesprächen im Zusammenhang mit ihrer Meldung von einer Kollegin oder einem Kollegen, einer Vertrauensperson, einer Rechtsvertretung oder einer Gewerkschaftsvertretung begleitet werden.
Unzulässige Benachteiligungen können unter anderem sein:
Kündigung, Suspendierung, Herabstufung oder Verringerung der Arbeitszeit,
Verweigerung von Beförderungs-, Fortbildungs- oder Beschäftigungsmöglichkeiten,
negative Leistungsbeurteilungen ohne sachliche Rechtfertigung,
Belästigung, Einschüchterung, Diskriminierung oder Ausgrenzung,
Änderung der Aufgaben oder Arbeitsbedingungen als Strafmaßnahme,
finanzielle Nachteile oder Rufschädigung,
Kündigung oder Nichtverlängerung eines Vertrags,
Aufnahme auf sogenannte "schwarze Listen" oder Verweigerung zukünftiger Arbeits- oder Geschäftsmöglichkeiten,
Drohungen oder Versuche, Benachteiligungsmaßnahmen zu ergreifen,
Benachteiligung von Kolleginnen und Kollegen, Angehörigen oder Organisationen, die mit der hinweisgebenden Person in Verbindung stehen.
Personen, die der Auffassung sind, Benachteiligungen erfahren zu haben, sollten dies unverzüglich an [email protected] melden.
Bestätigte Benachteiligungen gegenüber einer hinweisgebenden Person können, abhängig von der Schwere des Fehlverhaltens, eine oder mehrere geeignete Maßnahmen nach sich ziehen.
12) Meldungen nach bestem Wissen und Gewissen
Eine Meldung muss sich nicht nachträglich als begründet erweisen, damit die hinweisgebende Person Schutz genießt. Voraussetzung ist, dass sie zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die gemeldeten Informationen zutreffend waren.
Gegen Personen werden keine Maßnahmen ergriffen, nur weil sich ein gemeldeter Sachverhalt nicht bestätigen ließ.
Wer wissentlich falsche oder irreführende Informationen übermittelt, Beweismittel fälscht oder eine Meldung in erster Linie einreicht, um einer anderen Person zu schaden, genießt keinen Schutz nach dieser Richtlinie und muss gegebenenfalls mit angemessenen Maßnahmen rechnen.
13) Rechte der in einer Meldung genannten Personen
Personen, die in einer Meldung genannt werden, werden fair, respektvoll und unparteiisch behandelt. Allein der Umstand einer Meldung bedeutet nicht, dass ein Fehlverhalten tatsächlich vorliegt.
Unter Wahrung der Vertraulichkeit und unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben werden betroffene Personen über den wesentlichen Inhalt der gegen sie erhobenen Vorwürfe informiert und erhalten vor Abschluss der Untersuchung eine angemessene Gelegenheit zur Stellungnahme.
14) Personenbezogene Daten und Dokumentation
Personenbezogene Daten, die im Rahmen dieser Richtlinie erhoben werden, werden gemäß den geltenden Datenschutz- und Datenschutzgesetzen verarbeitet.
Miron Violetglass B.V. erhebt und speichert ausschließlich Informationen, die für die Bewertung, Untersuchung und Bearbeitung einer Meldung relevant und verhältnismäßig sind.
Meldungen, einschließlich mündlicher Meldungen und deren schriftlicher Dokumentation, sowie zugehörige Nachweise, Untersuchungsunterlagen und Ergebnisse werden sicher aufbewahrt. Der Zugriff ist ausschließlich autorisierten Personen gestattet. Die Unterlagen werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.
15) Externe Meldungen und unabhängige Beratung
Beratung
Hinweisgebende Personen können sich entscheiden, einen Sachverhalt intern oder unmittelbar einer zuständigen externen Behörde zu melden. Miron Violetglass B.V. empfiehlt eine interne Meldung, sofern der Sachverhalt wirksam intern bearbeitet werden kann und sich die hinweisgebende Person dabei sicher fühlt. Eine interne Meldung ist jedoch keine rechtliche Voraussetzung für eine externe Meldung.
Je nach Art des Sachverhalts können sich hinweisgebende Personen an eine zuständige Aufsichtsbehörde, Regulierungsbehörde, Strafverfolgungsbehörde oder an die niederländische Hinweisgeberbehörde (Dutch Whistleblowers Authority) wenden.
Die niederländische Hinweisgeberbehörde bietet Personen, die eine Meldung über arbeitsbezogenes Fehlverhalten in Erwägung ziehen, vertrauliche und unabhängige Informationen sowie Beratung.
Weitere Informationen finden Sie unter: Dutch Whistleblowers Authority.
Beschwerden, die sich speziell auf das Verhalten oder die B Corp-Zertifizierung einer zertifizierten B Corporation beziehen, können außerdem über das öffentliche Beschwerdeverfahren von B Lab eingereicht werden.
Weitere Informationen finden Sie unter: B Lab Public Complaints Process.
Diese Richtlinie schränkt in keiner Weise das Recht einer Person ein, unabhängigen Rechtsrat einzuholen, sich an eine Gewerkschaft zu wenden oder eine andere geeignete Beratungsstelle zu konsultieren.
16) Überwachung und kontinuierliche Verbesserung
Miron Violetglass B.V. dokumentiert Beschwerden und Hinweisgebermeldungen sowie deren Bearbeitung und Ergebnisse unter Einhaltung der Anforderungen an Vertraulichkeit und Datenschutz.
Die Informationen können in aggregierter oder anonymisierter Form ausgewertet werden, um wiederkehrende Themen zu erkennen, interne Kontrollen zu verbessern, negative Auswirkungen zu vermeiden und die soziale, ökologische sowie unternehmerische Verantwortung (ESG) von Miron Violetglass B.V. weiterzuentwickeln.
a) Governance
Der Vorstand der Miron Violetglass B.V. ist für die Überwachung der Wirksamkeit dieser Richtlinie verantwortlich und stellt sicher, dass angemessene Ressourcen für ihre Umsetzung zur Verfügung stehen.
Die für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zuständigen Personen erhalten eine angemessene Schulung.
Diese Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie immer dann überprüft, wenn Änderungen der Gesetzgebung oder der Organisationsstruktur dies erforderlich machen.
17) Zugänglichkeit und Überprüfung der Richtlinie
Diese Richtlinie ist öffentlich auf der Website von Miron Violetglass B.V. verfügbar und kann außerdem in Mitarbeiterinformationen, Verträgen, Lieferantendokumentationen sowie Onboarding-Unterlagen referenziert werden.
Die Richtlinie wird mindestens einmal jährlich sowie bei wesentlichen Änderungen der geltenden Gesetzgebung, der B Corp-Standards oder der Organisation und Geschäftstätigkeit von Miron Violetglass B.V. überprüft.
18) Kontakt
Fragen, Beschwerden und Hinweisgebermeldungen im Zusammenhang mit dieser Richtlinie können gerichtet werden an:
Miron Violetglass B.V.
E-Mail: [email protected]