Politique de gestion des réclamations et de protection des lanceurs d'alerte
Politique de signalement
Dernière mise à jour : 24 juillet 2026
Date d'entrée en vigueur : 17 juillet 2026
Politique de signalement
S'applique à : Collaborateurs, anciens collaborateurs, candidats, prestataires, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux, communautés locales et membres du public.
Contact
Les réclamations ou signalements peuvent être transmis par l'un des moyens suivants :
Par e-mail à [email protected], en indiquant comme objet : « Réclamation confidentielle ou signalement »
Par téléphone au +31 528 7600 60
En demandant un entretien en personne
Responsable désignée des signalements
Les signalements sont reçus et coordonnés par la Responsable des signalements désignée. Miron Violetglass B.V. a mandaté, par l'intermédiaire de Meglio Coaching, une conseillère confidentielle externe et indépendante (Whistleblowing Officer) chargée de recevoir, d'évaluer et de coordonner les signalements.
Coordonnées
Monika Rol - Meglio Coaching
E-mail : [email protected]
1) Objet
Miron Violetglass B.V. s'engage à exercer ses activités avec intégrité, transparence et responsabilité, tout en prenant en considération les intérêts de toutes les personnes et communautés concernées par ses activités.
La présente politique met en place un mécanisme clair et accessible permettant aux parties prenantes internes et externes de :
déposer une réclamation concernant Miron Violetglass B.V. ;
signaler des faits susceptibles de constituer une faute, un comportement inapproprié ou une violation de la loi ;
faire part de préoccupations relatives aux impacts sociaux, environnementaux ou de gouvernance ;
le faire sans craindre de représailles ni de préjudice.
Miron Violetglass B.V. considère les réclamations et les signalements comme une opportunité d'identifier les risques, de corriger les problèmes et d'améliorer ses politiques, ses pratiques ainsi que son impact sur les parties prenantes.
2) Champ d'application
La présente politique est accessible à l'ensemble des parties prenantes internes et externes, notamment :
les collaborateurs actuels et anciens ;
les candidats, stagiaires, travailleurs temporaires et bénévoles ;
les travailleurs indépendants, consultants et prestataires ;
les clients ;
les fournisseurs et leurs collaborateurs ;
les actionnaires et partenaires commerciaux ;
les communautés locales ;
les membres du public concernés par nos activités.
Cette politique couvre les préoccupations relatives aux activités, au comportement, aux produits, aux services, aux relations commerciales ainsi qu'à la chaîne d'approvisionnement de Miron Violetglass B.V.
3) Réclamations et signalements
a) Réclamation
Une réclamation concerne généralement une action, une décision, une expérience ou un impact affectant directement une personne, une organisation, une communauté ou une autre partie prenante.
b) Signalement
Un signalement concerne une suspicion de faute, de comportement inapproprié ou de violation de la loi ayant eu lieu, étant en cours ou susceptible de se produire dans un contexte professionnel ou en lien avec les activités de Miron Violetglass B.V.
La personne effectuant un signalement n'est pas tenue de prouver qu'un manquement a effectivement eu lieu. Elle doit toutefois disposer de motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.
4) Quels faits peuvent être signalés ?
Les signalements peuvent notamment porter sur :
la fraude, le vol, la corruption, les pots-de-vin ou d'autres irrégularités financières ;
les conflits d'intérêts ou les abus d'autorité ;
les violations des lois ou réglementations applicables ;
les violations des politiques internes, des codes de conduite ou des obligations contractuelles ;
des conditions de travail dangereuses ou des manquements aux règles de santé et de sécurité ;
la discrimination, le harcèlement, les intimidations ou les pratiques de travail déloyales ;
les violations des droits humains, le travail forcé, le travail des enfants ou l'exploitation des travailleurs ;
les atteintes à l'environnement ou les déclarations environnementales trompeuses ;
une mauvaise gestion des déchets, la pollution ou des pratiques non durables ;
les questions relatives à la sécurité des produits, à leur qualité ou à la protection des consommateurs ;
les violations de la vie privée, de la cybersécurité ou de la protection des données personnelles ;
les pratiques anticoncurrentielles ou les pratiques commerciales inappropriées ;
les manquements au sein de notre chaîne d'approvisionnement ou de la part d'un partenaire commercial ;
les déclarations inexactes ou trompeuses concernant les performances sociales ou environnementales ;
les déclarations inexactes ou trompeuses relatives à la certification B Corp ;
toute tentative de dissimulation des situations mentionnées ci-dessus ;
les représailles exercées à l'encontre d'une personne ayant effectué ou soutenu un signalement ;
toute autre préoccupation sérieuse, crédible et suffisamment précise relative aux activités ou aux impacts de Miron Violetglass B.V.
5) Situations ne relevant pas de cette politique
Les demandes commerciales courantes, les questions concernant les produits, les commandes ou le service clientèle doivent, en règle générale, être adressées par l'intermédiaire des canaux habituels du service clientèle.
Les questions individuelles relatives à l'emploi qui ne concernent pas une suspicion de faute ou un enjeu d'intérêt général peuvent être traitées dans le cadre des procédures internes des ressources humaines ou des procédures de réclamation applicables.
Lorsqu'un signalement ne relève pas du champ d'application de la présente politique, Miron Violetglass B.V. orientera, dans la mesure du raisonnablement possible, la personne concernée vers le contact ou la procédure appropriés.
6) Comment effectuer un signalement
Une réclamation ou un signalement peut être transmis par e-mail à : [email protected]
Veuillez utiliser l'objet suivant : « Réclamation confidentielle ou signalement »
Les signalements peuvent également être effectués par téléphone ou, sur demande, lors d'un entretien en personne avec la Responsable des signalements désignée. Les signalements oraux seront consignés sur un support durable. La personne effectuant le signalement aura la possibilité de relire, de corriger et d'approuver le compte rendu écrit avant sa conservation.
Dans la mesure du possible, le signalement devrait contenir :
une description claire des faits ;
les dates, lieux, services ou organisations concernés ;
les noms ou fonctions des personnes impliquées, lorsqu'ils sont connus ;
une explication de la manière dont la personne a eu connaissance des faits ;
tout document, correspondance, photographie ou autre élément de preuve utile ;
les mesures déjà prises pour traiter la situation ;
des coordonnées permettant un suivi, sauf si le signalement est effectué de manière anonyme.
Les signalements peuvent être présentés en anglais, en néerlandais ou dans toute autre langue couramment utilisée dans les activités de Miron Violetglass B.V.
7) Signalements anonymes
Les signalements peuvent être effectués sans communiquer de nom ni d'autres informations permettant d'identifier la personne concernée. Toute personne souhaitant conserver son anonymat doit veiller à ne pas inclure d'informations susceptibles de révéler involontairement son identité.
Veuillez noter qu'un compte de messagerie électronique classique peut révéler des informations permettant de vous identifier. Si vous souhaitez rester anonyme, vous pouvez utiliser une adresse électronique qui ne permette pas de remonter à votre identité.
Miron Violetglass B.V. évaluera les signalements anonymes sur la base des informations disponibles. L'anonymat peut limiter la possibilité de demander des informations complémentaires, de mener une enquête approfondie ou de communiquer les résultats de celle-ci.
Les signalements anonymes seront enregistrés et traités de la même manière que les signalements non anonymes, dès lors qu'ils contiennent des informations suffisantes.
8) Procédure de traitement des signalements
a) Accusé de réception
Miron Violetglass B.V. accusera réception d'un signalement dans un délai de sept jours calendaires, sauf si celui-ci a été effectué de manière anonyme sans qu'il soit possible de recontacter la personne à l'origine du signalement.
b) Évaluation préliminaire
L'évaluation préliminaire permettra de déterminer :
si la situation relève du champ d'application de la présente politique ;
si des mesures immédiates de protection ou de correction sont nécessaires ;
quelle personne sera chargée de traiter ou d'enquêter sur le signalement, en veillant à ce qu'elle soit indépendante, impartiale et exempte de tout conflit d'intérêts ;
s'il convient de désigner un enquêteur externe indépendant ;
si le dossier doit être transmis à une autorité compétente.
c) Enquête
Les signalements seront examinés de manière équitable, objective et sans retard injustifié. La personne chargée du traitement du signalement devra disposer d'une indépendance suffisante et ne présenter aucun conflit d'intérêts en lien avec les faits signalés.
L'enquête peut notamment comprendre l'examen de documents, des entretiens avec les personnes concernées, le recours à des experts et la possibilité, pour les personnes concernées, de présenter leurs observations avant qu'une conclusion ne soit arrêtée.
Toutes les personnes impliquées sont tenues de coopérer de bonne foi et de préserver toute information pertinente.
d) Retour d'information
Dans la mesure où la législation l'autorise et lorsque les coordonnées de contact sont disponibles, la personne effectuant un signalement recevra des informations sur l'évaluation du dossier ainsi que sur les mesures de suivi dans un délai maximal de trois mois à compter de l'accusé de réception.
Lorsque cela est nécessaire, la personne effectuant un signalement pourra être contactée au cours de l'enquête afin de fournir des informations complémentaires ou des précisions.
Si l'enquête ne peut raisonnablement être achevée dans ce délai, Miron Violetglass B.V. communiquera une mise à jour sur l'état d'avancement du dossier et, dans la mesure du possible, un délai prévisionnel d'achèvement.
e) Résultat et mesures correctives
Selon les conclusions de l'enquête, les mesures suivantes peuvent notamment être prises :
corriger ou faire cesser les faits concernés ;
améliorer les politiques, procédures, contrôles ou formations ;
remédier, dans la mesure du raisonnablement possible, aux conséquences négatives constatées ;
prendre des mesures disciplinaires proportionnées ;
suspendre ou mettre fin à une relation avec un fournisseur ou un partenaire commercial ;
signaler les faits à une autorité de régulation, une autorité chargée de l'application de la loi ou toute autre autorité compétente ;
ne prendre aucune mesure supplémentaire lorsque les faits signalés ne sont pas établis.
Lorsque la législation le permet, la personne effectuant un signalement recevra un résumé des conclusions de l'enquête. Les informations confidentielles de nature personnelle, juridique ou relatives à l'emploi pourront être omises.
Si un dossier n'est pas accepté comme réclamation au titre de la présente politique, la personne concernée recevra, dans la mesure du raisonnablement possible et lorsque la législation l'autorise, une explication des raisons pour lesquelles il ne relève pas du champ d'application de cette politique. Le cas échéant, elle sera également orientée vers la procédure ou le point de contact le plus approprié.
9) Réexamen
Toute personne estimant que sa réclamation n'a pas été traitée de manière équitable ou que des informations pertinentes n'ont pas été dûment prises en considération peut demander un réexamen dans un délai de dix jours ouvrables à compter de la réception des conclusions.
La demande doit être envoyée à [email protected] et exposer les motifs justifiant le réexamen.
Dans la mesure du raisonnablement possible, le réexamen sera réalisé par une personne n'ayant pas participé à la décision initiale.
10) Confidentialité
Les signalements ainsi que les données personnelles qui s'y rapportent sont traités de manière confidentielle. Les informations ne seront communiquées qu'aux personnes qui en ont besoin pour évaluer, examiner ou résoudre la situation, ou lorsque leur divulgation est exigée par la loi.
Miron Violetglass B.V. ne divulguera pas l'identité de la personne effectuant un signalement, ni toute information permettant de l'identifier, sans son consentement, sauf lorsque cette divulgation est nécessaire et autorisée ou imposée par la loi.
Lorsque la divulgation est légalement obligatoire, la personne effectuant un signalement en sera normalement informée à l'avance, sauf si cela risque de compromettre l'enquête ou de contrevenir à une obligation légale.
La confidentialité s'applique également à l'identité et aux droits des personnes mentionnées dans un signalement ou concernées par celui-ci.
11) Protection contre les représailles
Miron Violetglass B.V. interdit toute forme de représailles à l'encontre des personnes qui effectuent un signalement, demandent des conseils, apportent leur soutien à une personne effectuant un signalement ou participent à une enquête, dès lors qu'elles avaient des motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes.
Lorsque la législation le permet, la personne effectuant un signalement peut être accompagnée, lors des réunions relatives à son dossier, par un collègue, une personne de confiance, un représentant légal ou un représentant syndical.
Les représailles interdites peuvent notamment comprendre :
le licenciement, la suspension, la rétrogradation ou la réduction du temps de travail ;
le refus d'une promotion, d'une formation ou d'une opportunité professionnelle ;
des évaluations de performance négatives dépourvues de justification objective ;
le harcèlement, l'intimidation, la discrimination ou l'exclusion ;
la modification des fonctions ou des conditions de travail à titre de sanction ;
un préjudice financier ou une atteinte à la réputation ;
la résiliation ou le non-renouvellement d'un contrat ;
l'inscription sur une liste noire ou le refus de futures opportunités professionnelles ou commerciales ;
les menaces ou tentatives de mettre en œuvre des mesures de représailles ;
les représailles à l'encontre de collègues, de membres de la famille ou d'organisations liées à la personne effectuant un signalement.
Toute personne estimant avoir subi des représailles doit le signaler immédiatement à [email protected].
Lorsque des représailles sont confirmées, Miron Violetglass B.V. pourra prendre une ou plusieurs mesures appropriées, en fonction de la gravité des faits.
12) Signalements effectués de bonne foi
Il n'est pas nécessaire qu'un signalement soit confirmé pour que la personne effectuant un signalement bénéficie de la protection prévue par la présente politique. Cette protection s'applique dès lors que cette personne disposait de motifs raisonnables de croire que les informations communiquées étaient exactes au moment du signalement.
Aucune mesure ne sera prise à l'encontre d'une personne au seul motif que les faits signalés n'ont pas pu être établis.
La communication délibérée d'informations fausses ou trompeuses, la fabrication de preuves ou le dépôt d'un signalement ayant principalement pour objectif de nuire à une autre personne ne sont pas protégés par la présente politique et peuvent donner lieu aux mesures appropriées.
13) Droits des personnes mentionnées dans un signalement
Les personnes mentionnées dans un signalement seront traitées de manière équitable et impartiale. Le fait qu'une personne soit mentionnée dans un signalement ne signifie pas, à lui seul, qu'un manquement a été commis.
Sous réserve des exigences de confidentialité et des restrictions prévues par la loi, les personnes concernées seront informées de la nature essentielle des allégations formulées à leur encontre et disposeront d'un délai raisonnable pour présenter leurs observations avant qu'une décision ne soit prise.
14) Données personnelles et conservation des dossiers
Les données personnelles collectées dans le cadre de la présente politique seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données et de respect de la vie privée.
Miron Violetglass B.V. ne collecte et ne conserve que les informations pertinentes et proportionnées aux fins de l'évaluation, de l'enquête et du traitement d'un signalement.
Les signalements, y compris les signalements oraux et leur transcription écrite, ainsi que les pièces justificatives, les documents d'enquête et les conclusions, sont conservés de manière sécurisée. L'accès à ces informations est strictement limité aux personnes autorisées. Les dossiers sont conservés uniquement pendant la durée nécessaire au respect des obligations légales et réglementaires applicables en matière de conservation des données.
15) Signalement externe et conseil indépendant
Conseil
Toute personne effectuant un signalement peut choisir de signaler une situation en interne ou directement auprès d'une autorité externe compétente. Miron Violetglass B.V. encourage le signalement interne lorsque la situation peut être traitée efficacement et que la personne concernée se sent en sécurité pour le faire. Toutefois, le signalement interne ne constitue pas une condition préalable légale au signalement externe.
Selon la nature de la situation, la personne effectuant un signalement peut s'adresser à une autorité de régulation, une autorité de contrôle, une autorité chargée de l'application de la loi ou à la Dutch Whistleblowers Authority.
La Dutch Whistleblowers Authority fournit des informations et des conseils confidentiels et indépendants aux personnes qui envisagent de signaler un manquement lié au travail.
Pour plus d'informations : Dutch Whistleblowers Authority
Les préoccupations concernant spécifiquement la conduite ou la certification B Corp d'une entreprise certifiée B Corp peuvent également être soumises dans le cadre de la procédure publique de réclamation de B Lab.
Pour plus d'informations : B Lab Public Complaints Process.
Aucune disposition de la présente politique ne limite le droit d'une personne d'obtenir un avis juridique indépendant, de contacter un syndicat ou de consulter tout autre conseiller compétent.
16) Suivi et amélioration continue
Miron Violetglass B.V. documente les réclamations et les signalements, leur traitement ainsi que leurs résultats, dans le respect des exigences relatives à la confidentialité et à la protection des données.
Les informations peuvent être analysées sous une forme agrégée ou anonymisée afin d'identifier les problématiques récurrentes, d'améliorer les contrôles internes, de prévenir les impacts négatifs et de renforcer les performances sociales, environnementales et de gouvernance de Miron Violetglass B.V.
a) Gouvernance
Le Conseil d'administration de Miron Violetglass B.V. est chargé de superviser l'efficacité de la présente politique et de veiller à ce que les ressources nécessaires à sa mise en œuvre soient disponibles.
Les personnes responsables de la réception et du traitement des signalements recevront une formation adaptée à leurs responsabilités.
La présente politique sera réexaminée au minimum une fois par an ainsi que chaque fois qu'une évolution de la législation ou de la structure organisationnelle le rendra nécessaire.
17) Accessibilité et révision de la politique
La présente politique est accessible au public sur le site internet de Miron Violetglass B.V. Elle peut également être mentionnée dans les documents destinés aux collaborateurs, les contrats, la documentation destinée aux fournisseurs ainsi que les supports d'intégration des nouveaux collaborateurs.
La politique sera révisée au moins une fois par an ainsi qu'à chaque modification importante de la législation applicable, des normes B Corp ou de l'organisation et des activités de Miron Violetglass B.V.
18) Contact
Les questions, réclamations et signalements relatifs à la présente politique peuvent être adressés à :
Miron Violetglass B.V.
E-mail : [email protected]